Libros Contables Obligatorios en el Perú

En el Perú, la obligatoriedad para el llevado de libros contables está determinada por los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y el valor de la Unidad Impositiva Tributaria (UIT) vigente en el ejercicio en curso.

Los perceptores de rentas de tercera categoría que inicien actividades generadoras de estas en el transcurso del ejercicio, deberán considerar los ingresos que estimen obtener en dicho período.

La cantidad de libros obligatorios depende del régimen tributario al que se está adscrito.

Así, en el régimen tributario denominado Nuevo RUS no es obligatorio llevar libros ni registros contables.

Pero en el Régimen Especial de Renta (RER) y el Régimen General de Renta sí lo es, de acuerdo al esquema señalado a continuación. Para los comprendidos en el régimen general, la cantidad de libros dependerá del volumen de ingresos anuales que se obtenga.

Por ejemplo, una empresa del régimen general con ingresos de 400 UIT deberá llevar libro diario, libro mayor, registro de compras y registro de ventas. Una empresa del mismo régimen, pero con ingresos de más de 1,700 UIT deberá llevar contabilidad completa.

Además, de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta, las empresas están obligadas a llevar (en caso les corresponda) los siguientes libros o registros: Libro de Retenciones (incisos e y f del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta), Registro de Activos Fijos, Registro de Costos, Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas y Registro de Inventario Permanente Valorizado.

¿Qué es una Auditoría?

Los estados financieros que las empresas deben presentar periódicamente constituyen un reflejo de su situación en diversos aspectos, desde el operativo hasta el financiero. Como tales, tienen efectos en diversos planos, como el societario (los accionistas deben conocer los resultados y la existencia de probables dividendos) y el impositivo (la autoridad tributaria debe conocer el impuesto generado).

Por tal razón, deben ser evaluados por especialistas, para verificar que cumplan su cometido. Esa es la función de la auditoría. 

Una auditoría comprende la aplicación de procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los importes y la información revelada en los estados financieros separados. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de que existan errores materiales en los estados financieros separados, ya sea debido a fraude o error. Al realizar esta evaluación de riesgos, el auditor toma en consideración el control interno pertinente de la compañía para la preparación y presentación razonable de los estados financieros separados a fin de diseñar procedimientos de auditoría de acuerdo con las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad del control interno de la compañía. Una auditoría también comprende la evaluación de si los principios de contabilidad aplicados son apropiados y si las estimaciones contables realizadas por la gerencia son razonables, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros separados.

Ese trabajo especializado de evaluación y análisis se expresa y se resume en aseveraciones como las siguientes (en este caso referidas a la empresa peruana Alicorp, una de las más importantes del país en la fabricación de productos de consumo masivo):

"Consideramos que la evidencia de auditoría que hemos obtenido es suficiente y apropiada para proporcionarnos una base para nuestra opinión."

"En nuestra opinión, los estados financieros separados adjuntos, preparados para los fines indicados en el párrafo siguiente, presentan razonablemente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de Alicorp S.A.A. al 31 de diciembre de 2016 y de 2015, así como su desempeño financiero y sus flujos de efectivo por los años terminados en esas fechas, de conformidad con Normas Internacionales de Información Financiera emitidas por el International Accounting Standards Board."

¿Qué es el Capital Social?

Según la peruana Superintendencia del Mercado de Valores (SMV), es el conjunto de dinero, bienes y servicios aportados que constituye la base patrimonial de una empresa.

Figura en el Balance General (o Estado de Situación Financiera), como una partida del Patrimonio.

Como un ejemplo de ello podemos ver que el capital social del principal banco peruano, el Banco de Crédito, fue de 5,854 millones de soles (unos US$ 1,800 millones) al término del tercer trimestre del año 2015. Dicho monto está consignado en el Patrimonio.

El capital social puede ser aumentado mediante nuevos aportes, capitalizaciones de reservas, valorización del patrimonio o conversión de obligaciones en acciones. Además, puede estar sujeto a reducciones.

Utilidad Bruta, Utilidad Neta y Utilidad Operativa

La meta de toda empresa o negocio es maximizar la utilidad o ganancia. Ésta se va registrando en la siguiente secuencia: primero la Utilidad Bruta, luego la Utilidad Operativa y por último la Utilidad Neta.

La Utilidad Bruta es la alcanzada en el proceso productivo o actividad principal de la empresa. Se obtiene tomando los Ingresos Totales (Ventas Totales) y restándoles el Costo de Ventas (materia prima, mano de obra directa y gastos generales de fabricación tratándose de una empresa industrial). También se le denomina Margen Bruto.

La Utilidad Operativa, por su parte, resulta luego de restar a la Utilidad Bruta los gastos incurridos en las actividades posteriores y complementarias al proceso productivo, es decir las de administración, distribución y ventas (por ejemplo los sueldos de las secretarias, los costos de transporte de los productos y los gastos en publicidad). Incluye otros ingresos obtenidos en dichas actividades.

La Utilidad Neta, por último, constituye el saldo final luego de todos los otros ingresos y egresos (financieros, por tipo de cambio, etc) y de deducir lo que corresponde por impuesto a la renta y reserva legal. Es el monto a ser distribuido entre los accionistas.

El cuadro que sigue, correspondiente al Estado de Resultados (o Estado de Ganancias y Pérdidas) a junio de la Empresa Agroindustrial Casa Grande (principal productora de azúcar del Perú), permite ver cómo se van obteniendo, uno a uno, los tres niveles de utilidad señalados.

¿Cuál es la Ecuación Fundamental de la Contabilidad?

La ecuación fundamental de la contabilidad, y que por ello es elemento central del Balance o Estado de Situación Financiera de cualquier empresa, es la siguiente:

donde el Activo es el total de bienes tangibles o intangibles con que cuenta la empresa, el Pasivo es el conjunto de todas sus deudas, y el Patrimonio es el recurso aportado por sus propietarios.

La ecuación significa que todo aquello de lo que dispone la empresa en un momento dado (el Activo) está financiado con recursos propios (el Patrimonio) o de terceros (el Pasivo).

También se puede expresar de la siguiente manera:

la cual señala que el Patrimonio es el saldo que resulta luego de restar el Pasivo al Activo. Eso significa que no todo el valor de los bienes de una empresa corresponde a sus propietarios. Primero se debe restar de ese total el monto de todas las deudas pendientes. Sólo entonces se puede determinar lo que efectivamente pertenece a los dueños.

El éxito de la empresa radica en hacer lo más grande posible esa diferencia, para incrementar la riqueza o patrimonio de sus accionistas o propietarios. Si en lugar de eso tiene más deudas que activos, sus propietarios estarán descapitalizándose, por lo que el negocio perderá sentido e irá camino a la quiebra.

El cuadro adjunto, por ejemplo, nos dice que a junio del presente año la empresa agroindustrial Casagrande, principal productora de azúcar del Perú, tenía activos por un total de 1,738 millones de soles, pasivos por 476 millones y un patrimonio de 1,262 millones.

Eso significa que la empresa estaba financiando con sus propios recursos el 72.6% de los activos, en tanto que estaba recurriendo a préstamos para financiar únicamente el 27.4% restante.

¿Por qué se dice que los costos fijos tienden a bajar?

Toda empresa tiene dos tipos de costos: variables y fijos.
Los variables, representados por los costos de la materia prima, mano de obra, y otros, son aquéllos que fluctúan según lo hace el nivel de producción. Así, cuando una empresa incrementa su nivel productivo, compra más insumos y contrata más trabajadores, en tanto que hace lo opuesto cuando produce menos.
Los costos fijos, en cambio, son aquéllos que se mantienen invariables, sin importar cuánto se produce. Ejemplos de ellos son los pagos por electricidad, agua y alquiler del local.

Por lo tanto, el costo total de producción (CT) está dado por la suma de los costos fijos (CF) y los variables (CV), según la siguiente ecuación:


Veamos ahora el costo medio o costo por unidad, el cual resulta simplemente de dividir el costo total por el número de unidades producidas (n):


Esto equivale a:


O, lo que es lo mismo, a decir que el Costo Medio es igual al Costo Fijo Medio más el Costo Variable Medio:


Supóngase que en un primer momento nuestra empresa produce 1000 unidades de un determinado bien, a un costo total de S/. 3000, siendo el costo fijo de S/. 2000 y el variable de S/. 1000.
Reemplazando estos datos en la ecuación (3), vemos que el Costo Medio es de:


Tiempo después, la empresa eleva su producción hasta las 2000 unidades, a un costo total de 4000, manteniéndose el costo fijo en S/. 2000 y subiendo el variable hasta S/. 2000.
En este caso, el Costo Medio disminuye a:


Como se comprueba, tal reducción del costo medio se debe a la reducción del costo fijo medio, que pasa de 2 a 1. El costo fijo total se diluye entre un número mayor de productos. Por eso se dice que los costos fijos tienden a bajar.

Diferencia entre Costo y Gasto

Por ser conceptualmente muy parecidos, es frecuente la confusión entre los términos Costo y Gasto.

Lo primero que se debe decir es que los dos representan un egreso efectuado con el fin de obtener un beneficio, pues ésa es la motivación de toda actividad económica.

La diferencia es que mientras que el Costo es un egreso para financiar un bien o servicio que generará un ingreso futuro, el Gasto es un egreso que financia una actividad específica en beneficio de la empresa, quedando consumido en ese instante.

Cuando el Costo se consume, recién se convierte en Gasto. Por eso se dice que un Gasto es un Costo que ya generó un ingreso.

Ejemplo de costos son los de materias primas, en tanto que ejemplos de gastos son los de administración y distribución, así como los financieros. Los primeros permiten obtener ingresos futuros, en tanto que los segundos hacen su aporte y expiran instantáneamente.

Dado que el Costo supone la expectativa de un ingreso, se registra como un activo en el balance. El Gasto, por su parte, se consigna en el Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias), donde, al contrastarse con los ingresos, permite determinar si hubo utilidad o pérdida en el ejercicio.

¿Qué es el Sistema ABC?

Los sistemas tradicionales de costeo se efectuaban (y aún se siguen efectuando) en base a los volúmenes de producción, el valor de los productos y los costos de fabricación. Es decir, poniendo énfasis en los costos directos, especialmente materia prima y mano de obra, minimizando la importancia de los indirectos.

A diferencia de ellos, el Sistema de Costeo Basado en las Actividades o Activity Based Costing (ABC) se basa, como lo dice su nombre, en las actividades. Con este sistema, el costo de un producto no sólo se determina por el costo de la materia prima y la mano de obra, sino por el costo de todas las actividades requeridas para producirlo.

Se rescata así la importancia de los costos indirectos (administración, ventas, investigación, desarrollo), lo que resulta muy pertinente en la época actual, en la que, gracias a los avances tecnológicos, éstos han ganado importancia frente a los costos directos, que anteriormente eran los preferidos a la hora de asignar costos.

La idea subyacente en el sistema ABC es que cada actividad es capaz de agregar valor a los productos o servicios que se ofrece, independientemente de su mayor o menor cercanía al proceso mismo de fabricación. Con este enfoque, los costos que antes resultaban indirectos para los productos (y que por ende no eran suficientemente tomados en cuenta) constituyen costos directos para las actividades, y por lo tanto deben ser plenamente considerados.

Pese a que no constituye una solución a todos los problemas, y a que su aplicación puede resultar costosa, debido al elevado nivel de detalle que requiere, el sistema ABC cada día tiene más adeptos. Gracias a su enfoque integrador en cuanto al costeo, permite una importante reducción de costos (hasta de 20%) frente a los sistemas tradicionales, lo cual no sólo beneficia a la propia empresa, sino también a sus clientes.

Además, encaja perfectamente con los sistemas de producción Just in Time (Justo a Tiempo), Células de Fabricación, Computer Integrated Manufacturing (CIM), etc.

¿Qué son los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)?

Son un conjunto de reglas y procedimientos considerados necesarios para la práctica contable y consagrados por el uso y la experiencia. Permiten mejorar la presentación de la información económica y financiera.

Si bien en gran parte han sido reemplazados por las NIC, aún gozan de gran aceptación en el mundo, especialmente en Estados Unidos. Algunos de los más importantes son:

- De la Entidad. La actividad económica es realizada por entidades determinadas, independientes de otras. Así, por ejemplo, la contabilidad de una empresa se refiere únicamente a los bienes, derechos y obligaciones de ella, y no a los de sus dueños.
- Del Período Contable. Las operaciones de la empresa, y las consecuencias de éstas, se registran en el período que ocurren. Los costos y gastos se identifican con el ingreso que originan, sin importar la fecha de pago.
- Valor Histórico Original. Las transacciones y hechos económicos se registran según la cantidad de efectivo que involucren, su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga. Cuando ocurran hechos que les hagan perder su significado, por ejemplo una inflación, deberá aplicarse los métodos de reajuste que correspondan.
- De la Entidad en Marcha. Dada la duración indeterminada de la empresa, sus cifras contables se pueden distribuir a lo largo de varios períodos. Por ejemplo, al comprar un activo, su costo no necesariamente debe cargarse a los gastos del período de adquisición, sino que puede hacerse a lo largo de su vida útil.
- De Revelación Suficiente. Los registros contables de una empresa deben mostrar con claridad su información, para poder juzgar sus resultados y su situación financiera.
- De la Consistencia. Se debe trabajar con reglas, principios y procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo. Esto permitirá comparar los estados financieros de la empresa, conocer su evolución y, comparándolo con los de otras entidades, conocer su posición relativa.
- Del Conservadurismo. En caso de tenerse dos alternativas de registro, se debe preferir la menos optimista.
- Del Precio de Adquisición. Los hechos económicos se contabilizan según su precio de adquisición, su costo de producción o una estimación razonable de éstos.

¿Qué son las NICs?

NIC es la abreviatura de Normas Internacionales de Contabilidad. Estas son pautas generales acerca del tratamiento contable establecidas a nivel mundial por el International Accounting Standards Board con el fin de estandarizar la información que se presenta en los estados financieros.

Por ejemplo, la NIC 02, referida a los inventarios o existencias, establece que el costo de éstos se compone del valor de compra, derechos de importación, transporte y otros impuestos, así como de los costos atribuibles a su adquisición. También señala que los métodos de costeo permitidos son el FIFO, LIFO y PPP. Sobre estas disposiciones generales la legislación local puede dictar disposiciones particulares, por ejemplo señalar que sólo es aplicable uno u otro, o más de uno, de dichos métodos.

Gracias a la estandarización propiciada por las NIC, los inversionistas, analistas financieros y el público en general pueden comparar sin problema los informes financieros de las empresas, teniendo la seguridad de que en dicho país se aplican prácticas contables similares a las de otros países.

Hasta la fecha han sido emitidas 41 NIC, de las cuales están rigiendo 34. Algunas de ellas (y el aspecto que consideran) son: